kasus SIA

KASUS
Deskripsi singkat :
PT Alimpik, sebuah perusahaan furniture yang bergerak dalam bidang pembuatan meja, kursi dan lemari dengan berbagai jenis dan model secara grosir. Secara umum pengelolaan proses bisnisnya sudah cukup baik, terbukti sudah diaplikasikannya konsep Value Chain yang mengintegrasikan konsep SCM, ERP, dan CRM walaupun masih sangat sederhana. Unit bisnis di perusahaan dibagi menjadi divisi pembelian, penjualan, produksi, SDM, keuangan, dan pencatatan.
• Secara umum kegiatan operasional dalam satu periode dimulai ketika unit-unit bisnis di perusahaan meminta pembelian barang, dan berakhir ketika laporan keuangan per periode diterbitkan,
• perusahaan memiliki 2 gudang, yaitu gudang pembelian dan penjualan,
• barang hasil pembelian disimpan digudang pembelian, dan khusus divisi produksi hasil pengolahannya di simpan ke gudang penjualan,
• semua kegiatan pembelian barang di perusahaan diorganisir oleh divisi pembelian dan kegiatan pembelian adalah berdasarkan data kartu persediaan dari bagian gudang,
• barang hasil produksi dikirimkan kepada konsumen oleh bagian penjualan,
• kompensasi berupa gaji diberikan setiap awal bulan, ditambah bonus pada akhir tahun berdasarkan kompensasi kinerja masing-masing pekerja,
• semua transaksi harus disertai bukti berupa dokumen, yang dikirimkan ke bagian general ledger untuk dibuatkan laporan keuangan per periode
Pembelian
Setiap unit bisnis dalam perusahaan seperti divisi produksi, SDM, keuangan, dan lainnya melaksanakan inventarisasi kebutuhan barang dalam menjalankan aktivitasnya setahun sekali setiap bulan Januari. Khusus untuk bagian produksi memberikan kartu persediaan untuk memberikan informasi mengenai status persediaan dan permintaan pembelian persediaan terdiri dari kayu, lem, paku, dan aksesoris pelengkap lainnya. Kemudian kebutuhan barang dari semua unit bisnis tersebut di catatkan dalam dokumen permintaan pembelian yang dikirimkan ke bagian pembelian.

Biasanya kegiatan pembelian barang ini dapat selesai sebelum minggu ke dua Februari. Setelah bagian pembelian menerima barang yang dipesan, proses selanjutnya adalah membandingkan dokumen pengiriman barang dari suplier dengan salinan dokumen pemesanan barang.

Karyawan bagian penerimaan menandatangani surat penerimaan dan menerima faktur pembelian dari suplier. Sesuai perjanjian awal, proses pembayaran dilakukan dengan cara mentransfer uang melalui rekening perusahaan di Bank Megah sesuai term waktu yang telah ditentukan.
Produksi
Bagian produksi memulai proses produksi pada bulan Maret. Biasanya bagian ini hanya tinggal membuat meja-meja yang sudah didesain sesuai tipe yang telah ditetapkan oleh bagian research & development, atau terkadang konsumen sendiri yang membuat desain sesuai keinginan mereka. Yang perlu dilakukan pada tahap persiapan produksi hanyalah menghitung kira-kira berapa banyak bahan pembuat meja (kayu, lem, paku, serta aksesoris) yang dibutuhkan, siapa yang mengerjakan, berapa lama waktu pengerjaan, estimasi penggunaan mesin untuk satu project, dan menuliskannya kedalam dokumen bill of materials dan operation list.

Dalam fungsi produksi ini ada juga petugas yang aktivitasnya menghitung dan mengotorisasi pemindahan bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi, otorisasi pemindahan bahan baku dituangkan dalam dokumen material requisition. Setelah barang dipindahkan dari gudang pembelian ke pabrik produksi meja, baru kemudian proses produksi dilakukan. Khusus untuk kegiatan produksi atas permintaan khusus pelanggan, diurutkan berdasarkan pesanan yang lebih dulu masuk. Sistem produksi sudah mengaplikasikan konsep departementalisasi, dan tentu saja konsep just in time dalam produksi barang-barang khusus karena biasanya spesifikasi/model meja berbeda-beda sesuai keinginan konsumen. Proses produksi ini harus selesai paling lambat awal bulan Desember, apabila produksi tidak bisa selesai sampai waktu yang sudah ditentukan, biasanya dianggap kegiatan produksi untuk tahun selanjutnya, dan barang yang belum jadi dianggap sebagai barang WIP. Hal ini dilakukan untuk mempermudah proses pencatatan akuntansinya. Bagian akuntansi biaya kemudian mencatat semua pengeluaran yang terjadi untuk mengerjakan sebuah project dan untuk menghitung harga produksi sebuah project. Barang yang sudah diproduksi kemudian disimpan ke gudang penjualan.
Penjualan
Proses dibagian penjualan secara umum dibagi menjadi penerimaan pesanan, pengiriman barang, penagihan, dan pengambilan uang. Penerimaan pesanan bertugas mengolah keinginan konsumen kedalam bentuk spesifikasi teknis yang mudah dipahami bagian produksi. Kemudian mencatat data-data konsumen secara lengkap. Konsumen yang memesan barang diwajibkan membayar uang muka sebesar 30%, dan sisa pembayaran akan ditagih 7 hari setelah barang diterima / 3 hari setelah batas komplain pembelian.

Setelah proses produksi selesai, kemudian petugas pengiriman barang mengambil barang dari gudang penjualan dengan menggunakan dokumen terkait. Kemudian mengirimkannya ke alamat pelanggan dengan disertai surat pengiriman barang. Kemudian surat pengiriman barang diberikan kepada bagian pencatatan untuk dicatat, sedangkan salinannya diberikan kepada bagian penagihan untuk menagih sisa pembayaran yang belum lunas.

Proses pembayaran biasanya menggunakan dua metode, yang pertama konsumen datang sendiri langsung ke kantor PT FurnForFuture, atau bisa juga ditransfer melalui rekening perusahaan di Bank Megah. Untuk yang ditransfer ke bank, setelah menerima konfirmasi pembayaran dari konsumen, petugas pengambilan uang melakukan rekonsiliasi dengan bank.
Penggajian
Fungsi penggajian dalam divisi SDM ditangani oleh departemen SDM. Dimana secara umum aktivitasnya terdiri dari :
1. Mengelola data master pegawai. Petugas yang megelola data master pegawai menerima data pegawai secara lengkap dari departemen pengelolaan SDM, dan menginputnya ke database pegawai. Kemudian database pegawai tersebut dapat langsung digunakan oleh departemen penghitungan kompensasi, sebagai tingkat penentu besaran gaji bersama data potongan pajak & asuransi dari departemen pengelola data potongan kompensasi.
2. Mengelola data potongan-potongan yang akan mengurangi kompensasi. Departemen ini hanya mengolah data potongan dan tingkat yang sudah ditentukan Ditjen Pajak dan persahaan asuransi, kemudian memasukkannya kedalam database potongan kompensasi.
3. Mencatat aktivitas kerja pegawai. Departemen ini mendapat input dari seluruh divisi mengenai data aktivitas pegawai selama satu bulan sekali dalam bentuk sebuah dokumen. Dokumen yang diterima berisi nama pegawai, aktivitas kerjanya selama satu bulan, project yang dikerjakan, jam kerja, dan data pelengkap lainnya.
4. Menghitung kompensasi dan potongan pajak serta asuransi. Dalam departemen ini sebenarnya ada dua subdepartemen. Yang pertama adalah menghitung kompensasi yang harus diberikan kepada masing-masing pegawai sesuai aktivitas kerjanya, setelah dikurangi kewajiban membayar pajak dan biaya asuransi. Sumber inputnya berdasarkan data dalam database pegawai, dokumen aktivitas pegawai, dan hasil perhitungan subdepartemen penghitung potongan kompensasi. Subdepartemen kedua adalah yang bertugas untuk menghitung besaran pajak dan asuransi yang harus ditanggung masing-masing pegawai. Inputnya tentu saja didapatkan dari database potongan kompensasi. Aktivitas terakhir di departemen ini adalah menyerahkan hasil perhitungan mereka ke departemen pembayaran kompensasi dan potongan pajak serta asuransi.
5. Membayar kompensasi dan potongan pajak serta asuransi kepada instansi terkait. Fungsi terakhir dalam departemen ini pun dibagi menjadi dua yaitu yang membayarkan kompensasi untuk pegawai, dan yang kedua bertugas membayar pajak dan biaya asuransi. Setelah mendapatkan hasil perhitungan dari departemen sebelumnya, tugas selanjutnya adalah meminta pencairan uang dari bagian keuangan di rekening Bank Megah untuk digunakan dalam proses pembayaran kompensasi. Setelah pencairan disetujui, petugas yang berwenang akan mendatangi kantor Bank Megah untuk memberikan dokumen paycheck yang fungsinya adalah permintaan mentransfer sejumlah uang dari rekening perusahaan ke rekening masing-masing pegawai di bank tersebut. Kegiatan selanjutnya adalah memberikan dokumen slip gaji kepada seluruh pegawai, yang berisi besaran kompensasi yang diterima pegawai beserta potongan-potongan terkait. Dan pegawai tinggal mencairkan uang kompensasinya di rekeningnya masing-masing di Bank Megah.
General ledger (Pencatatan)
Fungsi pencatatan dalam perusahaan adalah untuk mengumpulkan bukti-bukti transaksi dari seluruh aktivitas unit-unit bisnis di perusahaan termasuk bukti transaksi dari bagian keuangan. Kemudian memasukkannya kedalam database. Aktivitas selanjutnya adalah melakukan penyesuaian terhadap akun-akun tertentu (terdiri dari akun depresiasi asset berupa bangunan, biaya asuransidan pajak, dan koreksi-koreksi yang diperlukan). Dan pada akhirnya membuatkan laporan keuangan dari klasifikasi pencatatan tersebut, dan penjabaran laporan keuangan dalam bentuk laporan aktivitas. Laporan keuangan dan laporan aktivitas per periode ditujukan kepada top management untuk kepentingan pengembangan usaha.
















Tugas


Berdasarkan Kasus diatas pilihlah salah satu siklus bisnis yang ada di perusahaan tersebut, kemudian buatlah rancangan sistem informasi untuk siklus yang dipilih.
Perancangan sistem yang dimaksud harus meliputi hal – hal dibawah ini :
1. Analisis terhadap sistem berjalan dalam siklus yang meliputi :
• Proses bisnis
• Prosedur operasional
• Pengendalian intern
• Dokumentasi
• Sistem pemerosesan data transaksi
2. Design sistem sesuai dengan hasil analisis yang meliputi :
• Proses bisnis
• Prosedur operasional
• Pengendalian intern
• Dokumentasi
• Sistem pemerosesan data transaksi

Note :
1. Jawaban Tugas ini dibuat dalam bentuk softcopy dengan nama file nama anda masing masing.
2. Waktu pengerjaan adalah 90 menit
3. Pengerjaan tugas dapat menggunakan semua aplikasi yang ada dan anda kuasai
4. Setelah selesai , jawaban disimpan dalam folder dan direktori yang telah ditentukan.